所有的文件必须经审批后方能发布及执行。文件一旦发布，实验室负责人应设法使所有相关人员知晓、理解及执行。因此各类人员应该使用的文件应随时可以获得。如作业指导书（操作规程）要保证操作人员随时可得到，必要时有的文件要人手一册。

　　执行必须检查。检查一方面是检查某项活动做了没有？有没有完成；另一方面通过检查其效果，以验证此文件的有效性，是否需要修正等等。

　　执行必须有记录，记录是该活动做了没有及其效果的证据。

　　在质量体系的实施过程中必须记住这样三句话：“关系质量体系要求的活动必须有文件”；“文件必须得到切实执行”；“执行情况及效果必须有记录”。“文件、执行、记录”就是实施质量体系的六字诀张博士医考整理。