北京张博士医考健康报辅导之—协同办公系统在医院行政办公中还需进一步改进完善

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协同办公（Office Automation，OA）是对传统管理方式的挑战，是信息科技向管理部门的渗透，是办公方式的一次革命。国内大多医院当前仍以传统办公方式为主，仍采用手工或半手工操作。这种工作现状加重了办公室人员事务性工作任务，浪费人力、物力、财力，影响工作质量和效率，阻碍信息资源共享。随着信息技术的发展，现代化办公方式将逐渐替代传统办公方式。然而，在国内目前的条件下，医院想一下子完全实现有一定的困难，不可能一蹴而就。当前我国医院在实施协同办公时，存在使用人员对OA知识的缺乏、对于使用人员的操作培训不够重视、协同办公系统的基本设备资金投入匮乏及缺乏配套管理体系等突出问题。

上海交通大学医学院附属新华医院杨歆宁等人在《中国医院》杂志2012年第9期发表了《协同办公系统在医院行政办公中的应用探讨》文章。文章采取普查的方式，对新华医院各职能部门使用协同办公系统的行政管理人员进行问卷调查。调查问卷内容涉及被调查人员基本信息、对新华医院现有协同办公系统的满意度及对该协同办公系统的需求三个方面。在所有被调查者中，从满意度较低以及需求较大的人群中随机抽取10%的数量，进行更深一步的访谈，并将访谈结果汇总整理。根据问卷调查和访谈的结果，就使用者对现有协同办公系统存在的问题和建议，咨询该系统的专业技术开发人员，结合目前科学技术手段以及所能提供的物资等，寻找解决的方法和途径。调查发现，协同办公系统在医院日常行政办公事务中确实给行政人员带来了一定帮助，但仍然存在着一些问题需要改进和完善。在参与6项功能需求调查的所有被调查者中，对公文流转、文件收藏、自动提醒和远程办公这4项功能的需求人数较多，而对于客户端登录和个性化设置这两项功能的需求人数则较少。

文章指出，医院可以引入流程系统、云存储技术、短信平台、移动办公等手段，解决目前协同办公系统存在的缺点与不足。此外，还应积极完善和更新系统，从而促进协同办公系统在医院行政办公中起到更好的作用。

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